Menu | Word | Excel | PPoint | Access | Integrasi

[Pengenalan] [ Komponen ] [Objektif] [Istilah] [Merancang] [Tugasan] [ Kaedah] [Langkah][Mula Access]

1.0       Pengenalan Kepada Pangkalan Data

Pangkalan Data atau DataBase adalah satu koleksi maklumat yang telah disusun mengikut satu kaedah penyusunan data yang tertentu. Secara umumnya, suatu pangkalan data dapat melaksanakan beberapa tugasan, seperti:

·     Menyimpan rekod item-item maklumat yang tersusun mengikut perjenisan item masing-masing,

·     Mengesan dan mencari, memasukkan data baru dan menghapuskan data sedia ada,

·     Mempamerkan data-data pada database tersebut dengan menggunakan kaedah penataran yang sesuai,

·     Mempamerkan data mengikut kriteria-kriteria yang diminta oleh pengguna,

·     Melakukan proses hitungan pada kumpulan data angka.

·     Mempunyai kebolehan untuk mencetak, menyimpan dan menghapuskan data dengan sempurna,

·     Menyusun data mengikut kriteria yang dipilih oleh pengguna.

[Pengenalan] [ Komponen ] [Objektif] [Istilah] [Merancang] [Tugasan] [ Kaedah] [Langkah][Mula Access]

1.1       Komponen Pangkalan Data
Suatu Pangkalan Data atau Database yang berfungsi harus mempunyai di antara lain beberapa maklumat berikut:

·     Jenis maklumat yang akan dijadikan tables atau jadual dalam database,

·     Penerangan atau penjelasan setiap item maklumat yang digunakan pada tables,

·     Rupabentuk dan corak jadual yang bakal digunakan untuk memasukkan data, berdasarkan bentuk dan corak borang atau jadual sedia ada,

·     Peraturan mengenai format data dan pengesahan data yang dimasukkan,

·     Kriteria yang akan digunakan untuk mengesan data dalam setiap table untuk mempamer, mengemaskini, mencetak, ataupun menghapuskan data,

·     Rupabentuk hasil cetakan (hard-copy),

·     Sekuen pameran rekod pada skrin monitor dan penataran report,

·     Hitungan dan kiraan matematik ke atas data,

·     Proses ubahsuai, pilih-buang, tukar-ubah data, dan sebagainya.

[Pengenalan] [ Komponen ] [Objektif] [Istilah] [Merancang] [Tugasan] [ Kaedah] [Langkah][Mula Access]

1.2    Objektif Suatu Pangkalan Data

·     Untuk mengisi semua item maklumat dengan mudah,

·     Untuk melakukan hitungan dan operasi matematik yang perlu dengan teratur,

·     Untuk hasilkan penataran dan cetakan pangkalan data, reports, dan lis dengan sempurna,

·     Untuk dapatkan persembahan terbaik dari perkakasan yang sedang anda gunakan,

·     Untuk gunakan harddisk secara maksima,

·     Menyediakan kemudahan baikpulih dan modifikasi pada maklumat dan data yang telah digunakan.

1.3       Istilah-Istilah Yang Digunakan Oleh Access
Microsoft Access menggunakan beberapa istilah yang serupa dengan beberapa perisian database yang lain:

a.   DataBase – satu kumpulan data dan maklumat.

b.   Tables – satu jadual yang mempunyai kesan format tertentu.

c.   Record – satu bentuk atau jenis data yang terdapat pada setiap baris table berkenaan.

d.   Fields – medan item atau perjenisan maklumat.

Selain daripada tables yang mengandungi data dan nilai, Access mempunyai beberapa komponen tambahan yang perlu untuk melaksanakan urusan-urusan utama suatu aplikasi database.

Komponen-komponen tambahan itu termasuklah:

a.    Queries – perintah atau arahan yang digunakan untuk memilih dat tertentu sahaja untuk pameran, ataupun untuk mengemaskini susunan data pada tables.

b.    Forms -    rupabentuk penataran data pada monitor komputer, yang dapat digunakan untuk pamer, edit atau pilih-buang data.

c.    Reports – rupabentuk penataran untuk hasilkan cetakan pangkalan data berkaitan.

d.    Macros - untuk rakamkan turutan arahan dan perintah Access yang bakal dilakukan secara automatik.

e.    Modules –fail program yang tertulis menggunakan bahasa programan Access Basic.

[Pengenalan] [ Komponen ] [Objektif] [Istilah] [Merancang] [Tugasan] [ Kaedah] [Langkah][Mula Access]

2.0       Merancang Suatu DataBase

Menyediakan satu database yang berwibawa memerlukan langkah-langkah perancangan yang teratur, tersusun, dan rapi.

a.   Rancangan dengan rapi apakah bentuk maklumat yang akan dilaksanakan oleh pangkalan data anda, serta apakah tugas-tugas yang database itu akan lakukan.

b.   Jadikan pangkalan data itu sebagai satu projek kumpulan, agar dapat menggunakan seberapa banyak cadangan dan penyesuaian yang boleh.

c.   Fikirkan bagaimanakah anda akan membentuk database anda agar proses penggunaan database itu menjadi mudah dan berfungsi.

[Pengenalan] [ Komponen ] [Objektif] [Istilah] [Merancang] [Tugasan] [ Kaedah] [Langkah][Mula Access]

3.0    Tugasan

Sediakan satu pangkalan data untuk murid sekolah anda. Gunakan Jadual Kehadiran Murid untuk tujuan ini, dan pilihlah medan data yang sesuai untuk sekolah anda.

Melalui database yang telah dibina itu, anda dapat pamer dan juga mencetak:

a.   nama murid dalam kelas dan tahap berkenaan,

b.   nama murid mengikut jantina, umur, kelas, daerah/kampung,

c.   murid yang memerlukan bantuan – buku pinjaman, biasiswa, rawatan perubatan,

d.   susunan murid berpandukan keputusan peperiksaan/ujian penempatan,

e.   satu format untuk memasukkan nama murid baru dengan mudah dan cepat.

[Pengenalan] [ Komponen ] [Objektif] [Istilah] [Merancang] [Tugasan] [ Kaedah] [Langkah][Mula Access]

4.0       Kaedah Penyediaan Pangkalan Data

Access 7.0 menyediakan kaedah manual dan automatik untuk menyediakan dan mengisikan data dan maklumat ke dalam pangkalan data yang telah dicipta.

·     Manual – kaedah penyediaan terperinci dan amat sesuai untuk pengguna perisian yang sudah cekap dan mahir.

·     Automatik – kaedah penyediaan menggunakan kaedah Wizard; amat sesuai sekali untuk pengguna yang baru mempelajari perisian ini.

5.0      Langkah-Langkah Penyediaan Pangkalan Data

i.          Cipta Table utama

ii.         Cipta Query Pilihan untuk Table utama.

iii.        Cipta Form untuk table utama berdasarkan pada Query Pilihan.

iv.        Cipta Table-Table tambahan

v.         Cipta Query dan Form tambahan yang sesuai

vi.        Cipta SwitchBoard – untuk mudahkan pengguna mengesan dan menggunakan Table dan Form yang telah disediakan

vii.        Cipta Report – untuk cetak hasil carian atau Query berkaitan dengan Table atau Form berkenaan.

[Pengenalan] [ Komponen ] [Objektif] [Istilah] [Merancang] [Tugasan] [ Kaedah] [Langkah][Mula Access]

6.0 Laksanakan perisian Access 7.0

·         Klik pada butang Start,

·         Pilih Programs

·         Pilih MicroSoft Access.

Ataupun,

·         Klik pada ikon Access pada toolbar short-cut MS Office.

a.       Fail permulaan Access akan dipamerkan, dan kekotak dialog berikut akan muncul:

b.       Kekotak templat untuk database baru akan dipamerkan:

c.   Wizard Penyediaan pangkalan data baru akan bermula.

Kekotak dialog File New Database muncul – anda perlu berikan nama  kepada fail database baru ini,

b.       Perhatikan, satu tetingkap database yang berjudul sekolah anda akan muncul:

[Pengenalan] [ Komponen ] [Objektif] [Istilah] [Merancang] [Tugasan] [ Kaedah] [Langkah][Mula Access]

c.       Sekarang anda perlu menyediakan Table atau Jadual utama untuk pangkalan data ini :

Untuk tujuan ini, pengguna boleh menggunakan 3 kaedah penyediaan Jadual:
- kaedah Automatik sepenuhnya – dengan menggunakan kemudahan templat yang telah disediakan oleh perisian
- kaedah Separa-automatik – dengan menggunakan kemudahan yang disediakan oleh Access
- kaedah Manual – maklumat disediakan sendiri oleh pengguna

Modul Latihan ini akan menggunakan Kaedah Separa Automatik