OBJEKTIF:

Setelah mengikuti modul ini peserta akan dapat:

* Membuka satu fail dokumen baru dengan cepat,

* Membuka fail dokumen sedia ada dengan cepat,

* Kongsi data dan fail dengan mudah menggunakan kemudahan DDE dan OLE 2.0.

* Menggunakan Binder dengan berkesan untuk menyimpan hasilan integrasi

 

MASA : 1 Jam

AKTIVITI :

Secara umumnya, pengguna Microsoft Office ‘97/2000 akan menggunakan salah satu daripada perisian yang terdapat dalam pakej MS Office ‘97/2000 secara persendirian - stand-alone. Melalui kaedah ini untuk menyediakan dokumen, perisian MS Word akan digunakan; untuk menyediakan jadual, perisian MS Excel akan digunakan; dan perisian MS PowerPoint digunakan untuk menyediakan persembahan elektronik.

Sebenarnya, pakej MS Office ‘97/2000 telah disediakan sebagai suatu pakej dengan tujuan kesemua perisian yang terdapat boleh dipergunakan bersama. Dengan perkataan lain, semua perisian dalam pakej MS Office ‘97/2000 dapat digabungkan atau diintegrasikan penggunaannya.

Integrasi bermaksud disamping menyediakan dokumen dalam Word, pengguna boleh mengimport dan menggunakan jadual data yang telah disediakan dalam katakan, Excel dan seterusnya hasil integrasi Word dan Excel tersebut boleh disediakan sebagai satu laporan persembahan elektronik dengan PowerPoint.

Melalui integrasi juga, pengguna boleh berkongsi data dan maklumat , khususnya dalam sistem rangkaian setempat - LAN atau Intranet.

Pakej Microsoft Office ‘97/2000 terdiri daripada beberapa perisian berasingan -

Pemproses Kata (Word),

Helaian Paparan (Excel),

Persembahan (Powerpoint),

Database (Access),

Outlook, dan,

Binder.

Paling utama, semua perisian-perisian ini, selain boleh digunakan secara berasingan (stand-alone), dapat diintegrasikan penggunaannya di antara satu sama lain.

MS Office ‘97/2000 membekalkan pengguna dengan beberapa kemudahan seperti:

+ Mencipta satu fail dokumen baru dengan cepat,

+ Membuka fail dokumen sedia ada dengan cepat,

+ Kongsi data dan fail maklumat dengan mudah menggunakan kemudahan DDE dan OLE 2.0.

Melalui kaedah ini, pengguna tidak lagi perlu untuk membuka program berkenaan terlebih dahulu. Pengguna hanya tentukan bentuk fail yang bakal anda cipta, sama ada pemproses kata, helaiankerja, pangkalan data, atau, persembahan, perisian MS Office ‘97/2000 akan memilih dan memapar failnya terus kepada anda !

Untuk tujuan ini, anda perlu gunakan toolbar Shortcut MS Office yang secara default, akan dipamerkan pada bahagian atas sudut kanan monitor anda.

Klik terus pada butang Open Office Document dan MS Office ‘97/2000 akan pamerkan lis nama-nama fail dokumen (*.doc), atau helaiankerja (*.xls), atau persembahan (*.ppt, *.pps), atau pangkalan data (*.mdb).

6.4.5 Kongsi Data dan Maklumat

DDE atau Dynamic Data Exchange ialah kemudahan dalam Windows 95/98 untuk mengguna dan berkongsi data dan fail di antara perisian-perisian aplikasi yang berlainan.

Melalui kemudahan ini, data dan fail dapat dipindah atau dikait atau disalin dengan mudah dari pemproses kata ke helaiankerja, ke persembahan ke database, atau sebaliknya.

Kaedah yang digunakan untuk tujuan tersebut ialah kemudahan OLE 2.0 atau Object Linking and Embedding, dan HyperLink.

Linking - mengaitkan salinan data/maklumat kepada fail data/maklumat yang asal. Sekiranya, data pada fail asal berubah, maka perubahan tersebut akan terhasil juga kepada salinan fail data tersebut.

 

Embedding - menampal data atau objek dari fail asal ke dalam fail baru. Objek atau data yang disalin itu, boleh diedit semula dengan memilih dan klik 2x di atas salinan objek/data tersebut.

 

Hyperlink - kemudahan untuk mengaitkan satu dokumen dengan fail dokumen yang lain.

Kaedah-Kaedah Yang Digunakan

MultiTugas atau MultiTasking dalam Windows 95/98 ialah kemudahan untuk melaksanakan beberapa tugas yang berlainan pada suatu ketika atau sesi penggunaan komputer.

Melalui konsep MultiTugas, pengguna dapat membuka seberapa banyak tetingkap (bergantung kepada ruang memori CPU).

Dengan menggunakan kaedah ini, proses Linking dan Embedding dalam MS Office ‘97/2000 akan jadi lebih mudah dan cepat.

i.    Buka dua tetingkap serentak - tetingkap pertama ada data, dan tetingkap kedua mengandungi fail kosong,

ii.   Klik dan pilih data atau rajah dalam tetingkap pertama,

iii.  Klik menu Edit, dan pilih Copy,

iv.  Klik dalam tetingkap kedua:-

>  Klik menu Edit, dan pilih Paste - untuk guna kesan embedding, atau

>  Klik menu Edit¸ dan pilih Paste Special… - untuk guna kesan linking.

i.   Buka dua tetingkap serentak - tetingkap pertama ada data, dan tetingkap kedua mengandungi fail kosong,

ii.  Klik dan pilih data atau rajah dalam tetingkap pertama,

iii. Klik menu Edit, dan pilih Cut,

iv. Klik dalam tetingkap kedua:-
      >  Klik menu Edit, dan pilih Paste

 

Pengguna boleh menggunakan tetikus untuk tujuan Linking dan Embedding dengan lebih cepat.

>  Pastikan kedua-dua tetingkap adalah terbuka pada desktop.

>  Klik dan pilih data atau rajah pada tetingkap pertama,

>  Klik butang kanan di atas data atau rajah berkenaan, dan jangan lepas.

>  Heret kursor tetikus ke atas tetingkap ke-2, dan lepaskan butang kanan.

>  Perhatikan satu menu muncul:

+  Pilih Copy here - untuk copy & paste ( embedding),

+  Pilih Move here - untuk cut & paste ( embedding),

+  Pilih Link here - untuk tujuan linking

Binder - perisian dalam MS Office ‘97/2000 yang digunakan untuk menyimpan hasil integrasi Office.

Melalui kemudahan Binder, pengguna dapat:

*  Semak ejaan,

*  Gunakan ‘style’ yang serupa pada semua fail yang telah digunakan,

*  Tambah nombor halaman pada semua fail atau section yang telah digunakan,

*  Cetak setiap fail atau section,

*  Terus menggunakan setiap section secara bersendirian,

*  Preview atau cetak satu section sahaja ataupun keseluruhan section-section yang ada,

*  Menyediakan kesan Header & Footer yang serupa untuk semua section, ataupun Header & Footer yang berbeza untuk setiap section yang ada.

 

   Katakan, anda sedang menggunakan 3 perisian berlainan dalam Office - satu dokumen dalam
   Word, satu jadual dalam Excel, dan satu persembahan dalam PowerPoint.

i. Klik butang Binder untuk aktifkannya,

Ø pada Toolbar Shortcut MSOffice,
atau
Ø pada butang Start, pilih Programs, pilih MS Binder.

ii. Tetingkap berikut akan dipamerkan:

 

iii. Klik pada menu Section, pilih Add from File…

Tetingkap My Documents akan dipamerkan:

Klik 2x di atas namafail yang sedang anda gunakan.

iv. Perhatikan, fail tersebut akan muncul pada tetingkap Binder:

 

 

v. Ulang langkah (iii.) di atas untuk tambahkan fail Excel dan fail persembahan PowerPoint.

vi. Tetingkap Binder akan kelihatan seperti berikut:

 

 

vii. Klik sahaja di atas ikon fail berkenaan, dan Binder akan pamerkan fail tersebut kepada anda menggunakan perisian berkenaan.

viii. Simpan fail ini. MSOffice akan gunakan extension .OBD untuk fail binder.

 

Salah satu kemudahan dalam Word ialah kebolehan hyperlink atau kait-gabung dengan fail dokumen Office yang berlainan.

Melalui kaedah hyperlink, pengguna boleh klik pada suatu perkataan atau teks atau grafiks tertentu, seterusnya Word akan kesan dan pamerkan fail atau halaman yang ada hyperlink atau kait-gabung dengan teks tersebut.

Untuk menggunakan kemudahan hyperlink dengan Word, anda perlu menyediakan:

· Dokumen Word utama

· Dokumen Word tambahan.

Dokumen yang mengandungi teks utama, ataupun beberapa baris judul-judul utama sahaja, ataupun, gabungan teks dan judul.

Pada dokumen utama dimasukkan fungsi hyperlink pada teks tertentu sama ada perkataan, ayat, suku kata; judul-judul utama; grafiks dan kekotak teks tertentu.

Setiap fungsi hyperlink perlu dikaitkan dengan teks atau halaman atau grafiks atau fail dokumen yang terdapat pada fail-fail dokumen lain dalam harddisk komputer anda.

Dokumen tambahan mengandungi penerangan atau penjelasan kepada teks atau perkataan atau simbol yang telah digunakan di dalam dokumen utama.

Dokumen tambahan perlu tersimpan di dalam Harddisk. Kedudukan fail-fail tambahan tidaklah kritikal, tetapi harus berada pada Folder-Folder yang mudah dan cepat dicapai oleh Word.

i. Buka satu fail dokumen baru,

ii. Taipkan beberapa baris perkataan seperti berikut:

Bahagian Pertama

Bahagian Kedua

Bahagian Ketiga

Bibliografi

iii. Sediakan beberapa fail dokumen tambhan yang ada kaitan dengan teks atau istilah yang telah anda gunakan di atas.

iv. Masukkan fungsi hyperlink dalam dokumen Utama anda:

· Klik dan pilih baris pertama

· Klik pada menu Insert, pilih Hyperlink…

· Kekotak dialog berikut muncul:

 

• Klik butang OK untuk terima.

• Perhatikan pada fail utama anda - perkataan pada baris pertama sudah mendapat warna biru dan bergaris bawah

• Ini bererti ayat tersebut telah dikait-gabungkan (ada hyperlink) dengan suatu halaman atau teks atau paragraf pada dokumen yang sama atau pada fail dokumen yang berkenaan.

• Semasa penggunaan, anda hanya perlu meletak kursor tetikus di atas teks bergaris tersebut sehingga simbol tangan muncul. Klik, dan halaman berkaitan akan dipamerkan.

• Lakukan langkah-langkah memasukkan kesan hyperlink kepada baris-baris berikutnya pada Dokumen Utama anda.

v. Masukkan ‘Bookmark’ Pada Dokumen Hyperlink

Penggunaan ‘BookMark’ ataupun penanda akan memantapkan lagi kesan hyperlink yang telah dicipta. Melalui penggunaan penanda, setiap hyperlink akan sentiasa berpindah ke tempat atau kedudukan penanda berkenaan, khususnya jikalau halaman link itu adalah panjang.

• Buka tetingkap halaman hyperlink pada salah satu dokumen tambahan

• Klik dan pilih satu perkataan utama atau perkataan penting - judul atau sub-judul, atau istilah utama,

• Klik menu Insert, pilih Bookmark…

• Tetingkap berikut akan muncul - anda perlu catatkan nama bookmark yang berkenaan:

  Ulang langkah ini pada dokumen-dokumen tambahan yang selebihnya - anda akan menyediakan beberapa nama bookmark yang berlainan.

  Buka semula tetingkap fail utama,

   

  Ø Klik dan pilih baris pertama,

  Ø Klik butang kanan, pilih Edit Hyperlink,

  Ø Tetingkap berikut muncul:

Ø Ulang langkah ini untuk masukkan bookmark pada baris-baris yang selanjutnya.

Ø Uji kesan bookmark anda

 

 

6.4.9 Masukkan Komen Pada Dokumen Anda.

Komen atau catatan tambahan, digunakan sebagai salah satu cara perkongsian maklumat di antara beberapa orang pengguna, khususnya di dalam sistem rangkaian atau Intranet.

Melalui kemudahan ini, pengguna boleh menyediakan satu kertaskerja yang dapat dibaca pruf oleh beberapa orang rakan yang hanya dibenarkan mencatat komen-komen mereka sahaja pada dokumen tersebut. Pengarang asal sahaja akan mengubahsuai kertaskerja tersebut berpandukan kepada komen-komen yang telah dimasukkan itu.

A. Cara Penyediaan:

*  Sediakan satu dokumen Word,

*  Hadkan dokumen itu untuk masukkan komen saja:
    -- Klik menu Tools, pilih Protect Documents,

 

*  Klik butang OK. Sekarang fail dokumen anda tidak boleh di edit dan hanya boleh dimasukkan kesan-kesan komen sahaja.

*  Klik satu perkataan pada dokumen,

*  Klik pada menu Insert,

   -- Pilih Comment,

*  Perhatikan perkataan tersebut diblok dengan warna kuning, dan kekotak dialog Comment berikut muncul:

• Taipkan komen anda,

• Klik butang Close apabila selesai.

• Perhatikan perkataan tersebut masih berblok kuning.

• Letak tetikus di atas perkataan tersebut - perhatikan komen anda akan di pamerkan.

• Edit kandungan komen:

Letak kursor tetikus di atas perkataan yang diblok,

Klik menu Insert, pilih Comment ,

Atau

Klik pada ikon Edit Comment pada toolbar.

Langkah ini hanya boleh dilakukan kalau toolbar Comment diaktifkan sahaja:

Klik menu View,

Pilih Toolbars…

Klik pada Reviewing untuk aktifkan toolbar Comments

 

 

Kekotak dialog Comments muncul semula - hapuskan teks yang ada dan/atau taipkan teks komentari yang baru. Klik Close apabila selesai.

Hapuskan Komen

Letak kursor tetikus diatas perkataan berkenaan,

Klik pada ikon Remove Comments,

Perhatikan kesan hilite telah dihapuskan, menandakan kesan komen sudah tiada lagi.

 

 

 

 

 

 

 

 

6.4.9 Gunakan Kemudahan Forms On-Line

On-Line Forms - kemudahan yang disediakan oleh Word untuk membolehkan pengguna menginputkan data atau maklumat atau respons kepada soalan-soalan tertentu.

Katakan anda ingin menyediakan satu dokumen Word yang dapat digunakan oleh pelajar untuk memberi respons kepada soalan-soalan. Kemudahan Forms On-Line membenarkan anda menyediakan dokumen tersebut.

a. Cara Penyediaan Forms On-Line

i. Buka satu fail dokumen yang baru.

ii. Lukis satu jadual - 1 baris dan 2 lajur,

iii. Taipkan maklumat berikut pada jadual tersebut:

iv. Pamerkan menu Forms:

Klik pada menu View, pilih Toolbars, klik pada Forms.

Perhatikan toolbar Forms muncul pada skrin - anda akan gunakan kemudahan pada toolbar ini untuk masukkan kesan khas pada jadual yang baru anda sediakan itu:

 

 

 

 

v. Klik pada sel dalam lajur ke-2,

Klik pula pada butang Text Form Field

Perhatikan satu ruang entri teks muncul:

Klik butang kanan di atas ruang entri teks tersebut - kekotak dialog berikut muncul: